’Het echte werk gebeurt vaak op plekken waar je het niet direct ziet’

Voor Bas van de Griek, eigenaar van Landgoed Ontmoet, begon de samenwerking met ZorgAccent zoals veel trajecten beginnen: met een verkennend gesprek. Pas later werd het vraagstuk concreet. In januari 2025 kwam de vraag vanuit ZorgAccent: kunnen jullie meedenken in de leverancierskeuze én de begeleiding van de implementatie van een nieuwe werkplekomgeving?

Wat volgde was een samenwerking waarin regie, structuur en verbinding centraal kwamen te staan.

Niet alleen adviseren, maar meedoen

Landgoed Ontmoet positioneert zich bewust anders dan traditionele adviesbureaus. “Wij zijn geen partij die vanaf de zijlijn vertelt hoe het moet,” legt Bas uit. “We stappen juist in de organisatie en helpen om het ook echt voor elkaar te krijgen.”

Dat betekent in de praktijk dat ze namens ZorgAccent regie voeren op het traject. Ze vertalen plannen naar concrete stappen en zorgen dat processen daadwerkelijk worden ingericht en gevolgd. “Je hebt aan de ene kant de wereld van ICT en aan de andere kant de zorg. Die komen niet vanzelf bij elkaar. Daar zitten wij tussenin, als verbinder.”

Waar het vaak misgaat

Volgens Bas ligt de grootste uitdaging in dit soort trajecten zelden bij de techniek zelf. Moderne werkplekoplossingen zijn er genoeg en technisch gezien werkt het meestal wel. Waar het vaak misgaat, zit in alles daaromheen. “Er wordt vaak gedacht: we kiezen een leverancier, die implementeert het en dan komt het goed. Maar zo werkt het niet,” zegt hij. “Er zijn ontzettend veel zaken die niet direct zichtbaar zijn, maar wel bepalend zijn voor het succes.”

Denk aan vragen als: hoe richt je rollen en rechten in? Welke systemen gebruik je? Hoe ziet de werkplek eruit? En hoe neem je medewerkers mee? “Dat zijn geen technische vraagstukken, maar dat zijn organisatievraagstukken. En als je die niet goed organiseert, loopt het vast.”

De kracht van het ‘onzichtbare werk’

Juist dat deel van het traject, het werk achter de schermen, kreeg bij ZorgAccent veel aandacht. “Op papier ziet zo’n traject er overzichtelijk uit: kick-off, implementatie, nazorg. Maar in de praktijk kom je continu dingen tegen die nog niet geregeld zijn,” vertelt Bas. “Dan moet je dus blijven organiseren, bijsturen en keuzes maken.”

Die rol werd vanuit Landgoed Ontmoet ingevuld door onder andere procesbegeleiding en regievoering. “Wij zorgen voor de smeerolie tussen de organisatie en de leverancier. Zodat beide partijen kunnen doen waar ze goed in zijn.”

Regie voeren namens de organisatie

Een belangrijk verschil in dit traject was dat Landgoed Ontmoet vanaf het begin betrokken was. Tijdens de kick-off zaten alle partijen samen aan tafel om verwachtingen, rollen en doelen helder te krijgen.

“Dat klinkt logisch, maar gebeurt lang niet altijd,” zegt Bas. “Juist door dat vanaf de start goed te doen, voorkom je dat partijen later tegenover elkaar komen te staan.” Maandelijks werd er geëvalueerd met de opdrachtgever, waarbij niet alleen werd gekeken naar voortgang, maar ook naar kwaliteit, tevredenheid en inzet. “Die continue toets momenten zorgen ervoor dat je op tijd kunt bijsturen en het gesprek openblijft.”

Flexibiliteit en vertrouwen in de samenwerking

De samenwerking was ingericht op basis van een abonnementsmodel, waarbij de inzet flexibel kon worden aangepast. Gemiddeld werkte Landgoed Ontmoet twee dagen per week aan het traject, met momenten waarop dat tijdelijk werd opgeschaald. “Je ziet in dit soort trajecten dat de behoefte verandert. Soms is er meer nodig, soms minder. Dan is het belangrijk dat je daarin kunt meebewegen.”

Ook op andere momenten vroeg het traject om flexibiliteit. Zo werd er enkele maanden na de start van het traject een wissel gemaakt in de inzet van een medewerker van Landgoed Ontmoet, die uiteindelijk niet goed bleek te passen bij het traject. Daar werd snel op gehandeld. “Dan moet je eerlijk zijn en ingrijpen. Dat hebben we gedaan, en dat werd ook zo ervaren. Dat soort momenten versterken juist het vertrouwen.”

Een traject van ontwikkeling

Wat dit traject volgens Bas kenmerkt, is dat het niet alleen ging om het implementeren van een oplossing, maar om het ontwikkelen van de organisatie. “In zo’n jaar zie je dat een organisatie groeit in hoe ze met ICT omgaat. Dat ze meer regie nemen en beter weten wat er nodig is.”

Die ontwikkeling geldt niet alleen voor de zorgorganisatie, maar ook voor de samenwerking met de ICT-leverancier. “Uiteindelijk wil je dat iedereen doet waar hij goed in is, en dat het samenkomt in een werkende oplossing.”

Wanneer is het echt geslaagd?

Voor Bas zit succes niet alleen in het eindresultaat, maar vooral in de samenwerking zelf.

“Als er vertrouwen is, als je met plezier samenwerkt en als je ziet dat een organisatie zich ontwikkelt, dan is het geslaagd.” Dat werd bij ZorgAccent ook zichtbaar: inmiddels is er al een nieuwe opdracht gestart, waarbij Landgoed Ontmoet de organisatie gaat helpen met AI-procesbegeleiding. “Dat is voor mij de ultieme bevestiging.”

Herkenbaar vraagstuk?

Sta je als zorgorganisatie voor een vergelijkbare uitdaging rondom ICT en samenwerking? Dan denken we graag met je mee.

Benieuwd hoe dit traject werd ervaren vanuit andere perspectieven? Lees het verhaal van Peter namens ZorgAccent, of van Susan over de uitvoering in de praktijk.