Klant aan woord – Noorderbreedte: Samen werken aan data gedreven zorg
Bij Noorderbreedte speelt data een steeds belangrijkere rol in de zorgverlening. De wens om data gedreven te werken sluit aan […]
Livegang AFAS bij de Parabool
In 2022 heeft de Parabool het besluit genomen om een groot deel van het ICT-landschap te vernieuwen. Hierbij gaat het om een nieuw HR-/Salarissysteem, een nieuw Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en een nieuw Roostersysteem.
De vragen waar de Parabool op dat moment mee zat waren: “Welke systemen passen het best bij onze organisatie?”; “Hoe vlieg je zo’n groot verandertraject aan?”; “Wat heb je nodig voor een tijdige realisatie?” en “Hoe zorg je voor een succesvolle implementatie en adoptie?”
Vanuit deze eerste vragen startte in mei 2022 een mooie samenwerking tussen de Parabool en Landgoed Ontmoet. Wij helpen de Parabool niet alleen bij het vinden van antwoorden op de vragen, maar ook bij het realiseren hiervan in de praktijk.
Leveranciersselectie
Het traject startte met een leveranciersselectie. In de fase van selectie is het belangrijk om te weten wat de visie op digitalisering en de leidende principes van de organisatie zijn. Voor de Parabool was bijvoorbeeld een belangrijk leidend principe dat de oplossing bewezen effectief is bij vergelijkbare organisaties.
Aan het einde van het selectietraject zijn de systemen gekozen. Op 1 januari 2023 is het HR-/Salarissysteem live gegaan en op 1 juni 2023 gaan de zorgmedewerkers werken met het nieuwe cliëntdossier en roostersysteem.
“Met het enthousiasme en de expertise van Ellis en Laura van Landgoed Ontmoet, worden we op een prettige manier begeleid in ons veranderproces en in het ‘goed laten landen’ van onze nieuwe softwareapplicaties in zowel de zorg als bij de ondersteunde diensten”
– Marieke van der Vloot van Vliet – Verhoef
Algemeen Manager, de Parabool.
Realiseren van de verandering
Een belangrijke stap in dit verandertraject was het goed inrichten van de projectorganisatie met een stuurgroep, projectgroep en klankbordgroep. Dit om een goede verbinding te creëren tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau. Een optimale planning en samenwerking met betrokken partijen dragen bij aan het tijdig behalen van de vooraf gestelde doelen. Continue projectsturing, prioritering en aandacht voor leveranciersmanagement zijn belangrijke pijlers geweest voor een goed implementatietraject.
Voor een succesvolle verandering is het noodzakelijk om alle stakeholders, zoals de Cliëntenraad, de Ondernemingsraad en de Raad van Toezicht, mee te nemen in de uitgangspunten, doelen en resultaten van het project. De stakeholders worden regelmatig geïnformeerd over het project. We benadrukken bij alle stakeholders dat het niet alleen gaat over ‘nieuwe systemen’.
Het gaat vooral over anders kijken, anders denken en anders doen. De inzet van de nieuwe systemen vraagt ook om procesveranderingen. We werken er bij de Parabool continu aan, met betrokken eindgebruikers, dat we deze kans benutten om processen in de organisatie ook echt te optimaliseren.
Verbinding met de organisatie
Naast het inrichten van de projectorganisatie is het een heel belangrijke uitdaging om daadwerkelijk verbinding te maken en te houden. Optimale communicatie is de sleutel. Enerzijds is het van belang om medewerkers te informeren. Dit doen we via meerdere kanalen. Denk hierbij aan een speciale intranetpagina, het sturen van nieuwsbrieven, een informatieve poster op iedere locatie en ludieke campagne-elementen. Binnen de campagne deden we ook periodiek de oproep aan medewerkers om betrokken te zijn bij het traject. Zo kunnen medewerkers zich aanmelden voor een maandelijkse klankbordgroep, feedback geven aan digicoaches en meedoen met testmomenten.
In het bijgevoegde overzicht is de planning van het gehele traject weergegeven met daarin de verschillende fases van het verandertraject.
Getriggerd door ons artikel en benieuwd wat we voor jou kunnen doen?
Neem contact met ons op en plan een vrijblijvende kennismaking, of ga direct de diepte in met een foucussessie.
